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Como construir um aplicativo móvel para funcionários de sucesso

Nem todos os aplicativos móveis são destinados ao consumo em massa na loja de aplicativos. Os aplicativos móveis também podem ser usados ​​como ferramentas poderosas no local de trabalho. Pequenas e grandes empresas podem se beneficiar de um aplicativo móvel para funcionários.

Um aplicativo de comunicação interna é uma ótima maneira de melhorar as ineficiências em seu departamento de RH e, ao mesmo tempo, preparar sua operação para o futuro. 

As tarefas comuns que podem ser resolvidas com um aplicativo de negócios interno incluem:

  • Comunicação corporativa
  • Autoatendimento de gestão
  • Autoatendimento para funcionários

Um aplicativo pode melhorar a forma como as informações são enviadas aos seus funcionários, o que é um grande desafio de RH para as empresas. Os aplicativos móveis também podem dar aos seus gerentes acesso a informações cruciais, como finanças da empresa, enquanto estão em trânsito.

A funcionalidade de autoatendimento para funcionários oferece aos funcionários acesso a tudo o que teriam em um computador da empresa enquanto estivessem trabalhando remotamente. 

Esses são três tipos amplos de tarefas que podem ser resolvidos com um aplicativo móvel para funcionários para sua empresa. Conforme continuamos neste guia, abordarei alguns recursos mais específicos que tornam esses aplicativos bem-sucedidos.

Portanto, para aqueles que estão pensando em criar um aplicativo para seus funcionários, use este recurso para orientá-lo durante o processo. 

Benefícios de um aplicativo de negócios para funcionários

Um aplicativo móvel de funcionário não é algo que você deve criar apenas para fazer isso. Se você não entende os benefícios de um aplicativo de negócios interno, ele não tem chance de ser bem-sucedido.

Você deve manter esses benefícios em mente ao projetar o aplicativo. Isso garantirá que todos os recursos do aplicativo sejam implementados com um propósito claro. 

Aumente a produtividade e o envolvimento

Os aplicativos móveis podem melhorar a eficiência de RH, tornando mais fácil para seus funcionários concluírem as tarefas básicas. Em vez de ter que visitar o escritório de RH ou ligar para o departamento de RH por telefone, sua equipe pode acessar e fazer alterações em seus perfis pessoais diretamente do aplicativo.

Se alguém quiser solicitar férias ou precisar avisar que está doente, não precisará fazer uma ligação ou usar o computador. Tudo isso pode ser gerenciado em um aplicativo.

Sua equipe já está usando seus dispositivos móveis no trabalho. 

Na verdade, 60% dos funcionários dizem que usam aplicativos para tarefas relacionadas ao trabalho. Outros 71% das pessoas passam pelo menos duas horas por semana acessando informações da empresa em seus telefones e tablets. 

Ao fornecer a eles um aplicativo móvel para funcionários, você está tornando mais fácil para sua equipe fazer as coisas que já estão fazendo nesses dispositivos.

Como resultado, isso aumentará a produtividade e o engajamento dos funcionários no dia a dia. 

No geral, isso vai melhorar a experiência do funcionário. De acordo com o infográfico acima, funcionários mais felizes são mais criativos, mais produtivos e geram mais vendas.

Depois de reconhecer que seus funcionários preferem usar seus dispositivos móveis para tarefas relacionadas ao fluxo de trabalho, você pode construir um aplicativo para melhorar esses processos. 

Reduzir o erro humano

Erros acontecem. Isso é apenas parte da gestão de um negócio. Embora alguns erros sejam obviamente mais significativos do que outros, você obviamente desejará reduzir as ações incorretas o máximo possível.

Sua empresa está mais suscetível a cometer erros internos se a maioria dos processos for tratada manualmente por sua equipe. Aqui está o que quero dizer.

Vamos usar o seu departamento de recursos humanos como exemplo, no que se refere aos seus funcionários.

Qual é o seu processo atual para solicitação de folga da equipe? Algumas políticas da empresa exigem que a equipe envie um e-mail ao departamento de RH. Outros até aceitam pedidos manuscritos entregues no escritório. 

Esses tipos de procedimentos deixam muito espaço para erros humanos. Um e-mail pode ser esquecido, mal interpretado ou excluído acidentalmente. Os pedidos em papel são difíceis de controlar e podem ser facilmente perdidos.

Mas um aplicativo pode eliminar esses tipos de erros. Sua equipe pode solicitar folga e adicionar suas programações de férias diretamente do aplicativo. Essas informações serão sincronizadas automaticamente com seu sistema de RH. 

Feedback instantâneo

Com que frequência você se senta com seus funcionários e analisa como estão se saindo? Qual é o seu processo para ouvir o feedback dos funcionários?

Sua equipe é a força motriz por trás de sua operação. Eles estão na linha de frente, então sabem o que está funcionando e o que pode ser melhorado. Se eles tiverem uma sugestão para melhorar o processo, não deve ter que esperar até a reunião de revisão anual. 

Configure uma função dentro do aplicativo projetado especificamente para feedback dos funcionários. As possibilidades aqui são infinitas.

Pode até ser usado para pedidos de conserto de um micro-ondas quebrado na sala de descanso ou um buraco enorme no estacionamento. Você pode enviar pesquisas aos seus funcionários regularmente para incentivar o feedback deles também. 

De modo geral, isso manterá seus funcionários felizes, sabendo que você realmente se preocupa com suas opiniões. 

Melhorar a comunicação do funcionário

A comunicação eficaz com os funcionários é a chave para o sucesso no local de trabalho digital. 80% dos funcionários afirmam que a comunicação adequada realmente ajuda a melhorar o desempenho de seu trabalho. 

60% das pessoas desejam que seus empregadores as mantenham informadas sobre as novidades da empresa.

No entanto, cerca de 30% de toda a força de trabalho acredita que os métodos existentes de comunicação interna da empresa não estão funcionando. Esse é um grande problema para as empresas hoje.

Aqui estão alguns dos motivos mais comuns pelos quais a comunicação interna está falhando.

Além disso, 86% dos executivos e funcionários dizem que a comunicação ineficaz é o motivo número um para falhas no local de trabalho. 

A maioria das empresas usa e-mail para se comunicar com seus funcionários. Mas o trabalhador de escritório médio recebe de 120 a 150 emails por dia. Classificar entre eles para encontrar os anúncios internos vitais é ineficaz. Isso se relaciona com a produtividade do funcionário, que discutimos anteriormente.

Mas um aplicativo pode fornecer o hub principal para todos os anúncios importantes. Você pode usar um feed de notícias no aplicativo como uma forma de alcançar os funcionários. Avisos importantes podem ser enviados para sua equipe por meio de notificações push, para que todos vejam imediatamente. 

Informação em tempo real

Outro benefício importante de um aplicativo móvel para funcionários é o acesso a informações em tempo real. Essa é uma das principais falhas no processo de fluxo de trabalho de muitas empresas, especialmente aquelas com funcionários que não trabalham em mesas.

Digamos que você tenha um funcionário que está na estrada concluindo um trabalho remotamente. Quando a tarefa é concluída, eles podem atualizar seu progresso diretamente no aplicativo, em vez de esperar até que retornem ao escritório. Isso pode melhorar drasticamente seus procedimentos de agendamento e status do fluxo de trabalho. 

Aqui está outro exemplo, de um ângulo completamente diferente, para mostrar como esses aplicativos podem ser versáteis. 

Sua empresa pode ter um ônibus que leva seus funcionários a um estacionamento, transporte público ou local central em uma cidade próxima. Sua equipe pode acessar a programação do ônibus e rastrear sua localização real em tempo real com monitoramento GPS. 

O seu departamento de TI está executando reparos de última hora que afetarão a tecnologia no escritório? Você está fechando hoje cedo devido ao mau tempo que está chegando? 

Tudo isso pode ser comunicado e visto em tempo real com um aplicativo móvel de funcionário. 

Como tornar seu aplicativo de funcionário um sucesso

Agora que você entende os benefícios de um aplicativo para funcionários, é hora de aprender como tornar seu aplicativo bem-sucedido. Identifiquei alguns recursos e elementos específicos que devem ser levados em consideração quando você estiver passando pelo processo de construção.

Resolver um problema

A primeira coisa que você precisa fazer é identificar um problema em sua operação atual. Caso contrário, seu aplicativo não terá nenhum propósito ou senso de direção.

Não se limite. Um aplicativo pode resolver mais de uma ineficiência no local de trabalho. Portanto, faça uma lista de tudo e, em seguida, descubra quais podem ser melhorados com um aplicativo móvel. Alguns exemplos incluem:

  • Fraca comunicação interna
  • Baixa produtividade do funcionário
  • Recursos limitados para equipe remota
  • Muitas tarefas manuais no departamento de RH
  • Sem acesso a processos de fluxo de trabalho em tempo real

Depois de identificar os problemas, será muito mais fácil implementar recursos específicos em seu aplicativo de funcionário para lidar com essas questões. 

Defina a cultura da sua empresa

Qual é a sua empresa? Você pode ter uma declaração de missão ou estratégia de marca, mas isso não é o mesmo que a cultura da sua empresa.

Isso é mais importante para sua equipe do que você imagina. Dê uma olhada nos aspectos mais importantes de uma descrição de cargo, de acordo com uma pesquisa recente com funcionários. 

Além da remuneração e dos requisitos reais de trabalho, a cultura da empresa ocupa uma posição importante nesta lista.

Um aplicativo móvel para funcionários permitirá que você defina o padrão de como sua equipe se comunica, se comporta e trabalha. Se você conseguir emular a cultura da empresa por meio do uso e do engajamento no aplicativo, aumentará as chances de seus funcionários seguirem esse exemplo.

Por exemplo, digamos que você tenha um recurso de mensagens instantâneas para comunicação interna. Você não pode esperar que sua equipe o use se você nunca o fizer.

Um ótimo aplicativo para funcionários será marcado com base na cultura da empresa. Se seu aplicativo é seco, enfadonho, sem cor e usa uma linguagem formal, essa será a percepção da cultura de sua empresa. 

Alternativamente, se seu aplicativo for brilhante, colorido, com a marca de seus logotipos, incluir slogans da empresa, enquanto comunica informações de uma maneira divertida e envolvente, sua equipe se comportará da mesma maneira.

Isso está relacionado ao engajamento e felicidade do funcionário. Vejamos algo tão simples como o fraseado entre duas declarações.

Cerveja grátis na sala de descanso! Fique a vontade. 

Ou… 

Haverá bebidas e lanches de cortesia para todos os professores às 13h de hoje

Cada um deles retrata um tipo diferente de cultura empresarial. Qual você quer ser? A escolha é sua, mas um aplicativo oferece a chance de emular sua visão. 

Estabeleça um Centro Central de Informações

Seu aplicativo deve estar cheio de recursos úteis para funcionários. Você não pode esperar que sua equipe mantenha uma cópia física do manual do funcionário com eles o tempo todo. Mas com um aplicativo móvel, eles terão acesso a esse tipo de informação de qualquer lugar. 

Aqui está um exemplo básico de como você pode configurar o painel principal para seu aplicativo de funcionário.

aplicativo móvel do funcionário

A partir daqui, sua equipe terá acesso a tudo e qualquer coisa que possa precisar saber sobre sua empresa.

Eles precisam de um lembrete sobre determinados procedimentos de segurança? Revise as regras dentro do aplicativo. 

Em vez de escolher entre os mais de 100 e-mails, eles conseguem a cada dia encontrar notícias e anúncios da empresa, eles podem simplesmente verificar o aplicativo em seu próprio tempo para obter atualizações sobre a empresa.

O aplicativo pode incluir um diretório da empresa listando os nomes de todos os funcionários, números de telefone, endereços de e-mail e outras informações úteis.

Seu calendário de eventos também pode ser integrado ao aplicativo. Isso é muito mais eficaz do que distribuir folhetos físicos pelo escritório para os próximos eventos. 

Os melhores aplicativos para funcionários permitem que os funcionários acessem informações da folha de pagamento, planos de saúde e outros benefícios também. Se eles tiverem dúvidas sobre qualquer uma dessas coisas, eles podem simplesmente usar o aplicativo como um recurso, em vez de serem forçados a entrar em contato com o departamento de RH. 

Criar Módulos para Aprendizagem do Funcionário

Os aplicativos móveis dos funcionários também podem ser usados ​​como uma ferramenta de treinamento eficaz. Dependendo do tipo de negócio que você tem, pode ser necessário que sua equipe passe por certos programas para permanecer qualificada ou avançar em sua posição. 

Você pode configurar seu aplicativo com materiais de aprendizagem, guias e vídeos para treinar sua equipe sobre como fazer as coisas. Isso também pode ser extremamente útil para novos contratados.

Um aplicativo ainda oferece a oportunidade de configurar testes e questionários diretamente na plataforma. Eles podem ser usados ​​como exemplos práticos antes que sua equipe precise passar por um programa de certificação real.

Além de educar sua equipe, esse tipo de recurso também pode fornecer informações valiosas sobre seus funcionários.

Você pode estar supondo que sua equipe seja altamente treinada e totalmente informada sobre determinados tópicos. Mas os resultados desses testes podem indicar o contrário.

Além disso, se você vir análises mostrando que uma alta porcentagem de seus funcionários está constantemente verificando os mesmos materiais de aprendizagem, você pode alterar seu processo de treinamento para garantir que as pessoas entendam tudo melhor da primeira vez. 

Incentive a competição amigável

Você oferece prêmios ou recompensas aos funcionários com as vendas mais altas a cada mês? Você pode configurar um placar de líderes da equipe de vendas em seu aplicativo para acompanhar o progresso de todos em tempo real.

Esse tipo de recurso incentivará sua equipe a trabalhar mais para chegar ao topo das classificações.

Mesmo se você não estiver em vendas, você pode encontrar outras maneiras de recriar esse tipo de competição usando o aplicativo móvel. Talvez você recompense os funcionários com base em sua assiduidade ou pontualidade. Ou talvez sua equipe faça uma competição interna para ver quem dá mais passos em um dia.

Esse tipo de competição amigável pode aumentar o moral no escritório e criar camaradagem no local de trabalho. O aplicativo móvel de seu funcionário é o lugar perfeito para rastrear e facilitar algo assim. 

Habilitar notificações push

Anteriormente, falamos sobre como o e-mail é ineficiente quando se trata de se comunicar com sua equipe. Mas quanto tempo eles estão realmente perdendo pesquisando e-mails?

De acordo com um estudo recente, sua equipe gasta cerca de 2 horas por dia procurando e coletando informações. Isso não é um uso eficaz de seu tempo e está custando muito dinheiro.

As notificações push são uma forma muito mais eficaz de se comunicar com sua equipe. Portanto, certifique-se de aproveitar ao máximo esse recurso para o aplicativo móvel de seu funcionário.

Não se empolgue e envie a eles toneladas de notificações inúteis ao longo do dia. Isso anula o propósito. 

Aqui está algo que você precisa manter em mente. As notificações push podem ser desabilitadas pelo usuário. Portanto, você não quer bombardear sua equipe com muitas mensagens. Isso fará com que eles desativem as notificações e você estará de volta à estaca zero. 

Salve as notificações push para mensagens urgentes e de extrema importância. Qualquer memorando de alta prioridade pode ser enviado como uma notificação push em vez de um e-mail geral.

Outros anúncios da empresa também podem ser encontrados no aplicativo. 

Não se esqueça da sua força de trabalho sem secretária

80% da força de trabalho global é considerada sem mesa. Embora esse grupo represente a grande porcentagem de funcionários, apenas 1% do financiamento de software empresarial vai para eles.

Portanto, ao projetar um aplicativo para funcionários, você precisa manter os funcionários sem mesa em mente. São pessoas que trabalham remotamente, trabalham na estrada, no local ou circulam entre vários locais.

Você não pode tratá-los da mesma forma que sua equipe interna, que vê todos os dias das 9h às 17h, de segunda a sexta-feira.

Dependendo do tipo de negócio que você tem, pode levar dias ou até semanas antes que sua força de trabalho remota precise se reportar a um escritório. 

Recentemente, a BuildFire ajudou a construir um aplicativo móvel para materiais preferenciais. A empresa tem cerca de 1.900 funcionários, mas apenas 20% deles trabalham em escritórios. Ao criar um aplicativo voltado para sua força de trabalho deskless, eles conseguiram aumentar o engajamento dos funcionários em 300%.

Você pode verificar o estudo de caso completo dos Materiais Preferidos aqui . 

Configurar mensagens instantâneas

A comunicação foi um tema importante em todo este guia. É um dos principais benefícios de criar um aplicativo móvel para funcionários de sucesso.

Mas a maior parte da comunicação que discutimos até agora foi entre a administração e a equipe. Recursos humanos ou o CEO enviando atualizações, memorandos ou outros tipos de informações. No entanto, você não está limitado apenas a esses exemplos.

Você pode configurar mensagens instantâneas dentro do aplicativo móvel de seu funcionário. Isso permitirá que sua equipe se comunique entre si, de qualquer lugar, em tempo real. 

Muitas empresas podem ter algum tipo de software de mensagens instantâneas que usam para isso. Mas para acessá-lo, sua equipe precisa estar logada em seu computador. 

Ao adicionar esse recurso ao seu aplicativo móvel, ele estende a comunicação para fora do escritório e não acorrenta sua equipe a uma mesa. 

As pessoas estão acostumadas a enviar mensagens de texto e enviar mensagens rápidas de seus smartphones o dia todo. Portanto, será fácil para eles se adaptarem. Eles podem até preferir isso em vez de e-mail ou telefonemas.

É outra ótima maneira de sua equipe remota sentir que ainda está conectada ao escritório quando está em trânsito. Se eles tiverem alguma dúvida, precisarem de ajuda ou quiserem fornecer uma atualização, seus funcionários podem simplesmente enviar uma mensagem instantânea dentro do aplicativo. 

Teste a usabilidade

Construir um aplicativo móvel para funcionários de sucesso vai muito além de apenas adicionar os recursos certos. Você também precisa se certificar de que o aplicativo é amigável. 

Se seu aplicativo não carrega rapidamente, trava com frequência e não pode executar funções básicas, então as pessoas não vão usá-lo. Esta não é uma situação em que você deseja estar.

Uma solução móvel deve melhorar sua eficiência, não tornar as coisas mais difíceis. Se sua equipe tentar usar o aplicativo para alguma coisa, mas não conseguir fazer isso, eles serão forçados a voltar aos velhos hábitos.

Essencialmente, isso torna seu processo ainda menos eficiente do que era antes. Aqui estão algumas estatísticas a serem lembradas ao testar a usabilidade de seu aplicativo. 

Portanto, não se apresse para colocar seu aplicativo nas mãos de sua equipe até que ele tenha sido totalmente testado. Talvez lance uma versão beta para alguns membros selecionados de sua equipe para obter seus comentários antes de lançar em grande escala. 

Manter alto desempenho

Seu aplicativo de funcionário não será perfeito. Não se preocupe; nenhum aplicativo é perfeito. 

Mesmo os melhores aplicativos que existem têm espaço para melhorias. Embora seja importante testar a usabilidade antes de iniciá-lo, entenda que o processo não termina aí. 

Você ainda precisará fazer atualizações para garantir que o aplicativo esteja sempre executando em um alto nível. Como isso é algo que sua equipe usará diariamente, você não pode economizar quando se trata de desempenho. 

Leve o feedback a sério. Se seus funcionários estiverem tendo problemas ou dificuldades para usar o aplicativo, incentive-os a compartilhar essas informações com você para que você possa fazer os ajustes necessários. 

Conclusão

Quase qualquer empresa pode se beneficiar de um aplicativo móvel para funcionários. Mas antes de iniciar este projeto, é importante entender exatamente o que torna esses aplicativos tão bem-sucedidos.

Não crie um aplicativo apenas para fazer isso. Deve haver um motivo e um propósito por trás de suas decisões, como criar um aplicativo para otimizar a experiência de integração do funcionário. 

Cada empresa é diferente, mas existem certos recursos comuns que todos os aplicativos de funcionários devem incluir. Portanto, use este guia como uma referência para construir seu aplicativo. 

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